Toegevoegde waarde mediator bij onderhandelingen (praktijkvoorbeeld)

Het betreft een doorverwijzing van het Hof, een zaak waarin twee ondernemers samen eigenaar zijn van twee werkmaatschappijen. Het conflict duurt al meer dan 5 jaar, waarvan men drie jaar aan het procederen is. In eerste aanleg heeft een van de twee gelijk gekregen, waarna de ander in hoger beroep is gegaan. Beiden hebben ongeveer € 80.000,- aan juridische bijstand uitgegeven als het Hof de suggestie doet om toch nog eens met elkaar in gesprek te gaan. Ze gaan akkoord met mediation en mij als mediator.

Start van de mediation

De advocaten zijn beiden bij de eerste bijeenkomst aanwezig en lijken weinig vertrouwen te hebben dat een mediation iets gaat opleveren. Eerder in het traject is immers al geprobeerd er samen uit te komen en dat bleek volstrekt niet mogelijk. Praten was al lastig, laat staan een oplossing bereiken.
Toen aan weerszijden het 30 cm dikke dossier op tafel was gelegd konden we beginnen. Mij werd de vraag gesteld of ik het dossier had gelezen. Het ontkennende antwoord, ik was geheel blanco, droeg niet bij aan het vertrouwen. Ik zag een van de advocaten zijn stoel naar achter schuiven.

Interventie door de mediator
Een mediator kan niet ieder signaal waarnemen en hoeft ook niet op ieder signaal te reageren, maar dit kon ik niet laten lopen. Ik zei: “ik zie u afstand nemen van de tafel, dat geeft mij het gevoel dat u er op dit moment nog niet alle vertrouwen in heeft”. Het effect was dat de advocaat direct weer aanschoof en zei: “inderdaad, want hoe kunnen wij hier nu zinvol praten over de zaak als u het dossier niet kent”. Ik kon het toelichten** en we konden beginnen, ik denk met het voordeel van de twijfel.

In mediations is het lang niet altijd mogelijk aan te geven waar het veranderde, waar de beweging kwam en hoe dat kwam. Vaak zijn het meerdere oorzaken die maken dat men gaat bewegen. De mediator zet zich in om het proces te begeleiden en beweging te creëren waar het vast zit. Of er wordt bewogen is echter echt iets van partijen. In deze mediation was het zo duidelijk waar het veranderde en laat het tevens zien dat de oplossing (of het begin ervan) niet in het dossier/de inhoud moet worden gevonden.

Het tweede mediationgesprek

Het was het tweede gesprek. Een van de betrokkenen, ik noem hem Bert, was bezig zeer uitvoerig en nog eens, en nog eens uit te leggen en argumenteren waarom de ander, Erik, het fout zag. Overtuigen dus, althans een poging daartoe. Erik irriteerde zich zichtbaar, vooral non verbaal.

Ik onderbrak Bert in zijn verhaal en zei: “Bert, wat jij zegt is dat Erik op die, die en die punten het echt verkeerd ziet en daarvoor noem je meerdere argumenten. En als ik naar je kijk, lijk je er bijna moedeloos van te worden dat het je niet lukt Erik te overtuigen. En wat je eigenlijk zou willen is dat Erik het inziet, je gelijk geeft, waardoor jullie een streep kunnen zetten onder deze kwestie”. Een volmondig “inderdaad!” volgde.

Vervolgens vroeg ik aan Erik: “en wat hoor jij Bert nou zeggen”? Het was stil, best lang, waarna Erik zei: “wat ik hem hoor zeggen is dat ie me kapot wil maken”. Weer stilte, weer best lang. En toen zei Bert, die Erik nog geen enkele keer bij zijn naam had genoemd, net zo min als Erik dat bij Bert had gedaan: “maar Erik, dat is helemaal niet wat ik wil”. Ineens waren twee ooit hechte vrienden, die heel veel jaren succesvol waren geweest in een samenwerking, weer echt met elkaar in gesprek.
Bert zag in wat het voor Erik zou betekenen als hij opnieuw geheel of gedeeltelijk in zijn gelijk gesteld zou worden. Dat gevolg wilde hij oprecht echt niet. Ze konden praten en luisteren en sloten anderhalf gesprek later de vaststellingsovereenkomst. Belangrijker misschien nog wel, ze wilden samen verder. De claim van een paar ton was van tafel, in ruil voor vriendschap en zakelijk perspectief.

De vaardigheid die hier zichtbaar effectief bleek, is reflecteren op inhoud, emotie en intentie. Iemand die volhardt in een verhaal voelt zich vaak niet gehoord op het niveau van emotie en/of intentie en dus zelden niet op de inhoud. Op het moment dat iemand zich gehoord voelt, kan hij/zij weer (beter) luisteren. Doordat Erik ook transparant maakte wat hij hoorde, namelijk niet de inhoud, maar de onderliggende (veronderstelde) intentie, kon het gesprek gaan waar het over moest gaan.

Ook als er geen conflict is denken wij vaak zeker te weten wat de ander wel zal bedoelen. Wij noemen dat intention invention. In conflict en de escalatie daarvan speelt dat een grote rol. Probleem is dat wij reageren op de veronderstelde intentie, zonder die te toetsen. Een mediator kan helpen transparant te maken hoe partijen elkaar verkeerd/anders begrijpen. Die verheldering biedt vaak ruimte om een stap in de richting van oplossen te maken.

** De mediator is in de meeste gevallen niet of nauwelijks geïnformeerd. Voordeel is dat hij of zij bij het exploreren waar het werkelijk over gaat, niet gehinderd wordt door reeds verkregen informatie. Met name als die informatie bestaat uit een juridische vertaling van het conflict vind ik dat een voordeel. In het algemeen en ook in de beschreven zaak neemt het weinig tijd in beslag om te horen wat partijen verdeeld houdt en vervolgens te kunnen zoeken naar waar het hen werkelijk om gaat.