Schaf vertrouwelijkheid af bij mediation

Vertrouwelijkheid bij Mediation

Hoe gaat de mediator om met vertrouwelijkheid?

Misschien goed om te beginnen bij het begin voor hen die nog geen of weinig weet hebben van hoe het werkt in een mediation. Bij de start van een mediation spreken partijen, de mediator en andere aanwezigen doorgaans af dat hetgeen besproken wordt vertrouwelijk blijft. Indien een mediation eindigt, is dat veelal met een overeenkomst. De afspraken zijn, tenzij in de vaststellingsovereenkomst anders vastgelegd, niet vertrouwelijk. De vaststellingsovereenkomst dient immers ook om afspraken te kunnen aantonen.

Mediators zien deze afspraak vaak als de basis voor een succesvol verloop. Juist doordat vertrouwelijkheid wordt overeengekomen is er ruimte om in alle vrijheid de omvang van het probleem te verkennen en in dezelfde vrijheid te zoeken naar oplossingen. Die vrijheid geeft bijvoorbeeld werkgever en zeker ook werknemer de ruimte om meer open te zijn over de wens de relatie te beëindigen, het exit-scenario te exploreren, zonder op voorhand gebonden te zijn aan een afscheid.

Praktijkvoorbeeld van een mediation

In de twintig jaar dat ik intensief actief ben op het gebied van zakelijke mediation, zie ik overwegend voordelen van de afspraak om de inhoud van het gesprek vertrouwelijk te houden. Echter, ik zie ook de nadelen en heb die in de praktijk meegemaakt. Zo werd ik gevraagd om een ultieme poging te doen om een arbeidskwestie in beweging te krijgen. Meer dan een halfjaar daarvoor was een mediation in de pre-fase door een andere mediator teruggegeven, met de mededeling aan HR, dat de kwestie zich niet leende voor mediation. Op de vraag: “waarom niet”? beriep de mediator zich op de in de individuele intake afgesproken vertrouwelijkheid.

De consequentie was dat werkgever meende dat er dusdanig ernstige zaken speelde dat het niet te mediaten zou zijn, dan wel dat de werknemer in vertrouwen had gezegd dat hij niet wilde. Tegelijkertijd snapte de werknemer helemaal niets van wat er aan de hand was. Hij zag het niet voortzetten van de mediation als onderdeel van de door werkgever gehanteerde strategie.
Na mijn individuele intake kwam ik tot de hypothese dat de mediator de emoties die speelde te heftig vond en zich daarom heeft teruggetrokken. Met zijn beroep op de vertrouwelijkheid heeft hij de escalatie bevorderd.

Wat mag je verwachten van een professionele mediator*

Wat tenminste van een professionele mediator verwacht mag worden is dat hij dit dilemma zou hebben voorzien en bespreekbaar zou hebben gemaakt. Op die manier kan je het dilemma dat ontstaat door niets te zeggen bespreken met beide partijen en vallen er veelal afspraken te maken met betrokkenen over wat wel en niet gedeeld mag worden. In dit geval bijvoorbeeld had de mediator kunnen afspreken om met HR te delen dat beide partijen bereid zijn om in mediation te gaan, maar gezien de heftige emoties zelf de opdracht niet aan te nemen. Ik denk niet dat een van de partijen bezwaar zou maken.

Bovenstaande alinea bevat direct ook (deels) een antwoord aan Peter. Hij gaf als praktijkvoorbeeld dat twee gewaardeerde werknemers elkaar de tent uit vochten en dat dat niet zo door kon gaan. De mediation tussen beiden mislukte en werkgever bleef in het ongewisse over aan wie dat lag. Hij wilde zijn besluit over van wie afscheid te nemen, laten afhangen van de inzet in de mediation, ingeval zij samen geen oplossing vonden.

Een eerste vraag die bij mij opkomt, nu Peter schrijft dat de vertrouwelijkheid hier in de weg zat, is: “stel er was geen vertrouwelijkheid overeengekomen, wie had dan moeten adviseren welke keuze te maken”? Beide partijen zullen de ander aanwijzen als degene die het succes in mediation in de weg heeft gestaan en dan ligt de bal ineens bij de mediator.
Een eerlijk antwoord op de vraag aan wie het gelegen heeft, is dat je dat als mediator eigenlijk niet kan vaststellen.

Is het degene die gedrag heeft vertoond, waar de ander zichtbaar op afhaakte of was het juist de ander die voeding gaf aan het gedrag van de een? Het gevaarlijke is dat gedrag ook een effect heeft op de mediator. Ook de mediator heeft een rode knop en oordelen is niet uit te sluiten. Waar het om gaat is dat je professioneel omgaat met je oordeel en dat zou in dit geval de werkgever dus ook geen oplossing bieden.
Misschien is dit antwoord onbevredigend en zijn er veel meer voorbeelden waarin de vertrouwelijkheid uiteindelijk meer in de weg zit, dan dat het helpt.

Mijn overtuiging is dat het in die voorbeelden vooral gaat over hoe je ermee omgaat. Een voorbeeld; in een mediation waar een VVE betrokken was, werd gevreesd (door beide partijen in dit geval) dat lekken niet tegen te gaan zou zijn en zelfs bij volstrekte radiostilte de indruk toch zou kunnen ontstaan dat er zaken naar buiten waren gekomen. Partijen kwamen in overleg met mij overeen om steeds aan het einde van een gesprek af te stemmen wat naar buiten zou gaan. Tevens wilde men de vertrouwelijkheid beperken tot die zaken waarvan in het gesprek daarom expliciet werd gevraagd. Dat werkte prima.

Stel dat de werkgever, in het voorbeeld van Peter, vooraf aangeeft dat als betrokkenen het probleem niet oplossen, hij de mediation ook zou willen benutten om te praten over de gevolgen van dat resultaat, dan had hij misschien in dat stadium deelnemer kunnen worden. Uiteraard met instemming van alle betrokkenen. Ook in dat geval zou de schuldvraag over het mislukken onbeantwoord blijven, maar de kans dat er een werkbare uitkomst gevonden zou worden zou, mijns inziens, enorm worden vergroot.

Verantwoorde keuze voor mediation en een mediator**

Mijn advies aan Peter is om, in voorkomende situaties, de vertrouwelijkheid aan de orde te stellen en met de mediator de voor- en nadelen te bespreken. Ik denk dat een goed opgeleide professional met partijen tot een werkbare aanpak zal komen. Eventueel, ter voorbereiding, kan je het bespreken met een mediator die wel deskundig is maar niet de mediation gaat doen.

Steeds vaker worden mediators in die rol betrokken bij conflicten, als coach (vaak op de achtergrond) of in het stadium van regiekeuzes. Welke weg biedt de meeste kans op wat ik werkelijk wil? Een ervaren mediator kan in de conflictdiagnose een waardevolle rol spelen. In die fase lijkt mij het thema ‘waarde van vertrouwelijkheid’ een noodzakelijk te bekijken onderwerp.
Conclusie is wat mij betreft dat de vertrouwelijkheid zeker niet moet worden afgeschaft, maar altijd moet worden besproken met de mediator. Voor- en nadelen kunnen uitvoerig aan de orde komen om samen met de wederpartij tot verantwoorde keuzes te komen. De risico’s dat het in de weg gaat zitten zijn er, maar zijn heel goed te minimaliseren.

De mediationovereenkomst bevat meer bepalingen die in het standaard concept van de MfN zijn opgenomen. Er wordt pas getekend als partijen/aanwezigen en de mediator het eens zijn over de inhoud. Dus aan de orde stellen.

* professionele mediator: Een professionele mediator is een mediator die een door het MfN (Mediation federatie Nederland) geaccrediteerde opleiding heeft afgerond en heeft voldaan aan de exameneisen en eisen van Permanente Educatie. Het ADR-instituut biedt deze mediationopleiding gaan. Kijk verder op onze site voor meer informatie. Wilt u weten waarin onze beroepsopleiding tot ADR specialist/Legal mediator nog meer verschilt met andere opleidingen anders dan in duur, instroomniveau (academisch), prijs en kwaliteit, neem dan contact met ons op.
** Het ADR-instituut is geen provider van mediators, maar op onze site vindt u wel een overzicht van goed gekwalificeerde mediators (zie onze mediators).