Zakelijk mediator Melinda Warmelink over mediaten in coronatijd, maar ook over de opleiding, het vak en de toegevoegde waarde van mediation

 Tijd voor een interview met Melinda over de opleiding, het vak en de toegevoegde waarde van mediation. En, omdat we er in deze tijd niet omheen kunnen, natuurlijk ook over mediaten in coronatijd.

Melinda Warmelink – André de la Porte, MfN-mediator en een van de oprichters van Stone Partners

Vanwege de coronabeperkingen zijn de foto’s voor dit interview bij je thuis genomen. Het interview doen we telefonisch. Welke invloed heeft de coronacrisis op jullie praktijk?

“Het kantoor is dicht. We hebben besloten dat we de RIVM-richtlijnen zo goed mogelijk willen volgen. We merken dat partijen zich ook graag aan die richtlijnen houden. Dat betekent dus werken vanuit huis, via videoverbinding. Gelukkig had ik daar al enige ervaring mee. Voor de coronatijd had ik net een internationale meerpartijenmediation afgerond, via Zoom. Ik wist dus al dat het goed te doen was. Al werkt het niet helemaal optimaal, ik heb de mensen liever aan tafel. Het voordeel van deze werkwijze is wel dat het je dwingt om nóg preciezer te luisteren en nog meer door te vragen. Daarnaast heeft het iets gemeenschappelijks, omdat ik partijen nu expliciet vraag om mij te helpen als ik een signaal mis.”

Nadat je was afgestudeerd als jurist ben je het bedrijfsleven ingegaan. Hoe ben je eigenlijk in aanraking gekomen met mediation?

“Nadat ik met heel veel plezier in het bedrijfsleven had gewerkt koos ik ervoor om mijn eigen organisatieadviesbureau op te zetten. Ik wilde graag met verschillende teams en organisaties werken. Na een tijdje merkte ik dat ik steeds vaker werd gevraagd om aan de slag te gaan met complexe teams, waarin méér speelde dan alleen strategievraagstukken. De dynamiek en conflicten binnen die teams interesseerden mij. Om mijn kennis daarover te vergroten en de vaardigheden binnen mijn repertoire uit te breiden ben ik de mediationopleiding gaan volgen, bij het ADR Instituut. Deze opleiding paste het beste bij mijn expertise en achtergrond. De opleiding heeft me alles gebracht wat ik ervan had gehoopt, en meer. Ik heb echt een andere kijk gekregen op de algehele interactie tussen mensen, zowel binnen bedrijven als privé.”

Wat is het belangrijkste dat je hebt geleerd?

“Een completere kijk op de mogelijkheden om de interactie tussen mensen te verbeteren. Het belangrijkste daarbij is om te kunnen achterhalen wat nu de kern van de vraag of het conflict is. Dat doe je door de juiste vragen te stellen, actief te luisteren, wezenlijk nieuwsgierig te zijn en in te gaan op wat er daadwerkelijk gezegd wordt, in plaats van je eigen hersenactiviteit een route te laten bepalen. Ik vind het heel mooi dat allemaal te hebben geleerd. Mediaten is echt een vak, waar je kennis en vaardigheden voor nodig hebt.”

Vervolgens ben je ook echt het mediationvak ingegaan, hoe is dat gegaan?

“Mediation ligt dicht tegen een aantal vakgebieden aan. Tegen coaching bijvoorbeeld, en tegen consultancy. Maar het heeft ook eigen kenmerken. Zo werk je vanuit vertrouwelijkheid en geheimhouding en ben je als mediator niet zozeer inhoudelijk sturend aanwezig, als wel explorerend en stimulerend. Vanuit die kern wilde ik graag werken. Daarom ben ik met een aantal anderen in 2005 een mediationkantoor begonnen, waarbij we ons richtten op alle mediations. Sinds 2016 richten we ons met Stone Partners alleen nog op zakelijke mediations. Daaronder scharen we ook samenwerkingsgeschillen binnen medische maatschappen, advocatensecties of directies en teams binnen grote organisaties. En ook het begeleiden van oprichters en investeerders in start- of scale ups. Daar zijn dan vaak ook meer partijen bij betrokken. Die meerpartijenmediations doe ik graag. Vanaf het begin heb ik die regelmatig als duo gedaan, samen met Dirk Cohen Tervaert, een van de andere oprichters van Stone Partners. Dat is zowel voor de partijen als voor ons als mediators fijn, omdat je complementair aan elkaar kunt zijn. Zo hebben we een natuurlijke samenwerkingsvorm gecreëerd, die we inmiddels ook hebben met de andere partners.”

Voor veel cursisten is de stap naar het fulltime mediatorschap en een eigen kantoor best een grote stap, hoe heb jij dat aangepakt?

“In het eerste jaar na de opleiding had ik met mijn adviesbureau nog een aantal opdrachten in de agenda staan die ik moest en wilde nakomen. Maar dat transitiejaar heb ik ook besteed aan het onderzoeken van de verhouding tussen het aantal mediations en mijn andere werkzaamheden. Op enig moment merkte ik dat het mogelijk was om de stap naar het fulltime mediatorschap te zetten. Daar zit natuurlijk wel enig risico in, maar ik dacht ook ‘als ik deze stap nu niet zet, zet ik hem nooit meer’. Ik wilde niet blijven hangen in een beetje van het één en een beetje van het ander.

Toen ik die beslissing genomen had, heb ik echt focus aangebracht in acquisitie en de boodschap die ik uitdroeg. En net zo belangrijk, consequent tijd en ruimte vrijgemaakt om mijn mediationpraktijk verder uit te bouwen. Het kan soms best moeilijk zijn om actief te blijven acquireren en de focus, energie en discipline vast te houden, maar toch is dat heel belangrijk. Daarnaast helpt het om niet alleen maar het vak uit te oefenen, maar ook je kennis over de vaardigheden en methodieken uit te dragen bij en binnen organisaties. Daarmee creëer je niet alleen vertrouwen in de methode, maar ook in jou als professional. Wat ons in de beginperiode ook wel geholpen heeft, is dat mijn kantoorgenoten en ik allemaal al een commerciële en zakelijke achtergrond hadden. We waren gewend om commerciële gesprekken te voeren.”

Kan je inmiddels zeggen dat mediation voldoende bekend is bij partijen?

“In mijn beginperiode waren de verwachtingen ten aanzien van mediation heel hoog. Terugkijkend is de snelle groei die toen verwacht werd minder snel gegaan, maar inmiddels is mediation volledig tot wasdom gekomen. Het is een volstrekt geaccepteerd middel waar mensen écht in geloven. Ook in de zakelijke wereld is het softe imago eraf, mediation wordt gezien als een zakelijke en oplossingsgerichte methode om conflicten te beslechten. Een methode waarbij partijen zelf invloed hebben op de uitkomsten. In een procedure is het toch altijd maar afwachten wat een rechter zal beslissen. Maar eigenlijk zou ik als mediator structureel al veel eerder in het traject aan tafel willen zitten, lang voordat er tegenstellingen ontstaan en de situatie escaleert. Daarom ben ik blij dat ook pre-mediation en conflictpreventie nu ook veel meer aandacht krijgen. Met Stone Partners zijn we daar al heel actief in, we merken dat mensen daar binnen organisaties steeds meer over willen leren.” 

Meer informatie: Beroepsopleiding (Legal) Mediator